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Automatisation complète des processus métier pour un club de billard

Refonte totale du site du 109 Billard Club avec automatisation complète de la gestion des tournois et des cours : gestion des joueurs, inscriptions en ligne, génération des poules, classement dynamique…
Résultat : un gain de temps colossal pour les administrateurs du site et une expérience utilisateur grandement améliorée.

Contexte

Le 109 Billard Club est une salle de billard située à Grenoble.

Nous avons été sollicités pour effectuer la refonte de leur site internet, jusque-là resté bloqué à l’ère pré-industrielle.

Au-delà d’un simple site vitrine présentant le club et ses particularités, notre mission principale consistait à automatiser entièrement la gestion des tournois et des cours, organisés chaque semaine.

Avant notre intervention, l’ensemble des processus était manuel.

Pour les tournois, les inscriptions se faisaient par téléphone, les poules étaient tirées à la main le soir même, et les résultats saisis à la main. Cela entraînait :

Un temps de gestion très important
Des erreurs fréquentes à chaque étape

Côté cours, il n’y avait aucune gestion d’inscription. Le nombre de places étant limité, cela posait de vrais problèmes : certains joueurs se présentaient pour participer, mais ne pouvaient pas suivre le cours, faute de disponibilité.

Ce que nous avons mis en place

Les tournois

L’inscription aux tournois se fait maintenant en ligne.

Le 109 gère sa base de joueurs, avec la possibilité de créer, supprimer ou modifier les joueurs, leur statut, etc. Les joueurs peuvent par la suite s’inscrire aux tournois en toute autonomie.

La création des tournois est également automatique (tous les mercredis). Le 109 a toute latitude pour contourner ce fonctionnement automatique, en annulant un tournoi (en cas de fermeture par exemple) ou en déplaçant un tournoi à un autre jour que le mercredi.

L’ouverture des inscriptions est également gérée automatiquement, en fonction de la date du tournoi et du statut du joueur (membre, abonné, …). L’accès à la page d’inscription est soumis à identification. Les inscriptions sont horodatées, permettant ainsi la gestion d’une liste complémentaire si le nombre d’inscrits dépasse le nombre de places disponibles.

Lors du tournoi, les poules sont générées automatiquement, en suivant quelques règles souhaitées par le 109. Une fois tirées, elles sont disponibles en ligne. Certaines joueuses et certains joueurs, les meilleurs, souffrent d’un handicap de jeu. Ce handicap varie au fil du temps, en fonction du classement général notamment. Il est lui aussi automatisé, joueur par joueur, et répercuté dynamiquement à chaque tournoi. En un clic, un PDF des poules est généré, il ne reste plus qu’à l’imprimer.

Après le tournoi, les résultats sont saisis par le 109 de façon très simple. Le classement général est mis à jour automatiquement. Le tournoi est archivé mais reste consultable en ligne.

Nous avons profité de cette refonte pour rajouter des fonctionnalités à la gestion des tournois telles que…

Le suivi de l’évolution du classement des joueurs au fil des tournois (perte ou gain de place au classement général)
L’affichage du classement général par points ou par ratio
La consultation des résultats des tournois précédents ou encore l’archivage et la consultation en ligne des archives des saisons.

Tout ceci étant bien évidemment automatisé !

Les cours

Comme pour les tournois, l’inscription aux cours se fait désormais en ligne.

La liste des joueuses et joueurs pouvant s’inscrire est gérée par le 109.

Les dates et les créneaux, l’ouverture des inscriptions, etc. sont traités automatiquement.

Les cours peuvent être annulés ou déplacés, en cas d’indisponibilité du prof par exemple.

Les joueurs peuvent également consulter en ligne les inscriptions afin de voir les disponibilités.

Résultats

Cette automatisation est un véritable succès !

Pour le 109, le gain de temps est considérable : ce qui demandait 2 à 3 heures par semaine est désormais géré en quelques clics. Les erreurs de saisie ont disparu, les processus sont fiables et solides.

Côté joueurs, l’accueil a été très positif. Les démarches sont plus simples, plus modernes, et la dynamique autour du classement a renforcé l’engagement des participants.

Points clés

🕒 Gain de temps : 2 à 3 h économisées par semaine
✔️ Suppression des erreurs de saisie
🥇 Dynamique de classement renforcée
😁 Autonomie totale des joueurs

Et si vous faisiez de même ?

Le cas du 109 est spécifique, mais l’automatisation de processus métier est applicable dans bien des contextes.

Elle permet :

De sécuriser les procédures,
De réduire drastiquement le temps passé sur des tâches répétitives.

Le coût d’un tel projet est rapidement compensé par les heures de travail manuel et laborieux que vous et vos équipes économiseront.

Enfin, cette transition peut se faire progressivement : on commence petit, puis on enrichie l’outil au fil du temps.

Contactez nous pour que nous discutons ensemble de ce que nous pourrions automatiser chez vous…

Depuis la refonte, tout est plus simple : on gagne du temps et on a zéro erreur. Les joueurs adorent.

André, patron du 109 Billard Club

Le site du 109